Codice Etico

PREMESSA

1. IL CODICE ETICO
2. DESTINATARI DEL CODICE
3. VALORE DEL CODICE
4. CONOSCENZA DEL CODICE
5. POLITICHE DI CONDOTTA
6. ORGANI DI CONTROLLO INTERNI
7. DIPENDENTI E COLLABORATORI
8. RAPPORTI CON I TERZI
9. TRASPARENZA NELLE ATTIVITA’ CONTABILI
10. AMBIENTE DI LAVORO E SICUREZZA SUL LAVORO
11. POLITICA AMBIENTALE E SALUTE E SICUREZZASUL LAVORO
12. RAPPORTI CON ORGANIZZAZIONI POLITICHE E SINDACALI
13. RAPPORTI CON GLI ORGANI DI INFORMAZIONE
14. POLITICA ETICA SU TERRA, FORESTA, DIRITTI IDRICI, DELLE MINORITA’, COMUNITA’ INDIGENE E SFRATTO SFORZATO
15. POLITICA DI RECLUTAMENTO ETICO E PARI OPPORTUNITA’
16. USO ETICO DELLA POLITICA DI SICUREZZA PRIVATA O PUBBLICA
17. POLITICA ESTERA E SANZIONI
18.  MECCANISMI DI RECLAMO

PREMESSA

A partire dal 1977 AFATAC S.r.l. è impegnata, attraverso l’adozione delle più opportune misure di prevenzione e controllo, alla rigorosa osservanza di leggi e regolamentazioni vigenti in ogni contesto in cui essa opera, a tutti i livelli decisionali ed operativi, nel convincimento che l’etica, l’integrità, la trasparenza e l’impegno costituiscano le basi e le fondamenta su cui costruire il successo dell’impresa. Tutti i dipendenti ed i collaboratori devono quindi impegnarsi per il raggiungimento di tali obiettivi nello svolgimento delle proprie funzioni ed altresì nell’ambito delle proprie responsabilità.

Nell’ottica di assicurare la correttezza operativa ed il costante rispetto dell’integrità e dei valori etici da parte di tutto il personale, il Consiglio di Amministrazione di AFATAC S.r.l. ha approvato, nella seduta del 15 dicembre 2023, il Codice Etico di AFATAC S.r.l., vincolante per tutti i destinatari.

Il rispetto del presente Codice Etico (di seguito il CODICE) da parte di dipendenti, collaboratori, consulenti e controparti contrattuali in genere di AFATAC riveste un’importanza fondamentale, alla quale sono logicamente subordinate l’integrità e la reputazione della Società medesima, che costituiscono un patrimonio decisivo per il successo dell’impresa.

Il Consiglio di Amministrazione ha inoltre istituito l’Organo di Vigilanza (O.d.V.), organismo interno a cui è affidato il compito di monitorare e garantire la conformità ai requisiti del CODICE stesso.

1 – IL CODICE ETICO

Il CODICE è un documento societario che, al di là ed indipendentemente da quanto stabilito dal Decreto Legislativo n. 231/01, definisce i principi di condotta negli affari di AFATAC S.r.l. ed assolve quindi al compito di identificare i valori fondanti del modo in cui la Società intende essere e fare impresa, sviluppare i progetti ed assolvere alle proprie responsabilità, proponendosi come modello di riferimento per tutti coloro che operano e/o che intrattengono rapporti con essa, adeguando i propri comportamenti ai principi di onestà, lealtà e correttezza.

Il CODICE rappresenta, tra l’altro, una componente fondante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo previsto dal Decreto legislativo n. 231/2011 e del complessivo sistema di controllo interno.

Il CODICE individua e definisce non solo le responsabilità dei singoli destinatari dei suoi precetti, ma in generale gli standard di comportamento a cui AFATAC nel suo complesso deve attenersi, quali, in particolare:

• la legalità
• l’equità e l’eguaglianza
• l’integrità e la correttezza professionale
• la trasparenza e la diligenza
• l’imparzialità
• la leale concorrenza
• la prevenzione dei conflitti di interesse
• la riservatezza
• la tutela della persona
• la protezione della salute dei lavoratori e la salubrità dei luoghi di lavoro
• la sicurezza dei lavoratori e degli appaltatori
• la tutela ambientale
• l’innovazione e la ricerca

Il CODICE è soggetto ad aggiornamenti ed eventuali modifiche, su proposta dell’Organismo di Vigilanza (cd. OdV) e/o di qualunque funzione aziendale, sia con riferimento alle novità legislative e all’esperienza operativa, sia con riferimento alle possibili vicende modificative nell’organizzazione e/o nell’attività di AFATAC.

Gli aggiornamenti e le eventuali modifiche al CODICE, previa approvazione del Consiglio di Amministrazione, sono diffuse o comunque rese conoscibili ai suoi destinatari mediante pubblicazione sul portale intranet aziendale e mediante distribuzione cartacea per i dipendenti non muniti di collegamento, con l’integrazione da parte dell’Organismo di Vigilanza con una specifica comunicazione.

2 – DESTINATARI DEL CODICE

La funzione di “carta dei valori” rivestita dal CODICE, per portata oggettiva e soggettiva e dettaglio prescrittivo, è differente e in generale più ampia rispetto a quella propria del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di cui al Decreto Legislativo 08 giugno 2011, n. 231; pertanto devono essere considerati destinatari del CODICE (di seguito indicati come i Destinatari):

• coloro che già sono destinatari del Modello Organizzativo, secondo quanto ivi previsto;
• ogni altra e diversa controparte contrattuale di AFATAC, a prescindere dal titolo giuridico del rapporto intrattenuto con la Società.

Perciò il CODICE sarà considerato come parte integrante del rapporto giuridico e/o del contratto stipulato da AFATAC con i suddetti Destinatari, che potrà essere quindi risolto nei limiti di quanto consentitole dalla natura e dalla disciplina del rapporto, nel caso in cui la Società venga a conoscenza di comportamenti, da parte dei destinatari, assunti in violazione dei principi e dei canoni di comportamento del presente CODICE.

Viene richiesta specifica accettazione formale delle previsioni del presente CODICE da parte dei Destinatari

A tal fine, assunta l’inapplicabilità del sistema disciplinare contenuto nel Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, si farà ricorso ad apposite clausole risolutive espresse, ex articolo 1456 Codice Civile, ovvero agli altri possibili rimedi/misure ricavabili dalla natura del rapporto giuridico e specificamente riferite al rispetto dei principi e dei canoni di comportamento del presente CODICE.

Fuori dei casi di responsabilità a titolo di calunnia o diffamazione, il dipendente di AFATAC che riferisca al proprio diretto superiore gerarchico, al Consiglio di Amministrazione o all’Organismo di Vigilanza atti o fatti da chiunque commessi in violazione dei principi del presente CODICE, non può essere sottoposto a sanzioni, disciplinari e/o risarcitorie, licenziamento o risoluzione del rapporto, nonché comunque a qualsiasi misura discriminatoria, diretta o indiretta, con effetti pregiudizievoli sulle condizioni del rapporto, per motivi direttamente o indirettamente collegati alla suddetta denuncia.

3 – VALORE DEL CODICE

L’osservanza dei principi e delle regole del CODICE, la loro coerente diffusione e applicazione operativa nell’ambito delle responsabilità assegnate, è parte essenziale ed integrante delle obbligazioni contrattuali di ciascun Destinatario e la sua violazione può essere fonte di responsabilità – per quanto di ragione – disciplinare e/o risarcitoria.

4 – CONOSCENZA DEL CODICE

In considerazione di quanto sopra AFATAC:

• garantisce la tempestiva diffusione e/o la conoscibilità del CODICE al suo interno e, comunque, presso tutti i Destinatari;
• fornisce un adeguato sostegno informativo;
• si adopera affinché tutti i Destinatari ne rispettino le indicazioni di condotta;
• si adopera affinché tutti i Destinatari possano segnalare eventuali carenze e contribuiscano così attivamente alla sua attuazione;
• garantisce che tutti gli aggiornamenti e le modifiche siano tempestivamente portati a conoscenza dei Destinatari, anche a mezzo intranet.

5 – POLITICHE DI CONDOTTA

AFATAC organizza e sviluppa la propria attività imprenditoriale richiedendo ai Destinatari del CODICE di adeguare il loro comportamento ai valori di condotta negli affari espressi nel CODICE in modo che, con riferimento alle seguenti ipotesi, essi dovranno in particolare adottare i comportamenti qui di seguito riportati.

La Società promuove la cultura della legalità, incentivando il rispetto delle regole da parte degli organi sociali e del management; in tale ottica, particolare attenzione è riservata alla codificazione delle procedure interne ed ai controlli operativi, calibrati su una puntuale “analisi dei rischi e delle opportunità e su una attenta organizzazione delle risorse a favore del complessivo miglioramento dell’efficienza aziendale”.

MODALITÀ GENERALI DI COMPORTAMENTO

Tutti i destinatari devono osservare le normative vigenti.

AFATAC coopera attivamente e concretamente con le Autorità; la stessa proattività è richiesta ad ogni Destinatario.

Nell’ambito di AFATAC, ogni attività deve essere svolta con impegno professionale ed etico.

Ciascun dipendente e/o collaboratore deve fornire apporti professionali adeguati alle proprie responsabilità nell’impresa, e deve agire in modo da tutelarne l’immagine.

I rapporti tra dipendenti e/o collaboratori, a tutti i livelli, sono improntati a criteri e comportamenti di correttezza, lealtà e reciproco rispetto.

E’ responsabilità di ciascun dipendente e/o collaboratore custodire e conservare i beni e le risorse aziendali affidati per l’espletamento della sua attività con il conseguente obbligo di restituirli – all’occorrenza, anche a semplice richiesta – nel medesimo stato della consegna, dedotto il naturale deperimento, provvedendo altresì a conservare tutti i dati aziendali nel frattempo ivi memorizzati integri e completi: nessun dipendente o collaboratore può fare uso improprio dei beni e delle risorse di AFATAC, ovvero consentire ad altri di farlo.

Gli strumenti aziendali, compresi quelli elettronici/informatici a mezzo dei quali si accede alla posta elettronica, ad internet ed alla rete informatica, appartengono ad AFATAC ed il loro utilizzo è pertanto consentito ai soli fini dell’adempimento dei rispettivi obblighi contrattuali. L’utilizzo di tali strumenti deve quindi avvenire nel più rigoroso rispetto di normative, regolamenti, nonché delle relative direttive aziendali.

Non è tollerato alcun uso improprio o scorretto degli strumenti aziendali, in particolare di quelli elettronici/informatici, quale, a titolo meramente esemplificativo:

• l’accesso non autorizzato al sistema informatico aziendale e/o a sistemi informatici altrui;
• qualsiasi violazione di diritti di proprietà industriale e/o intellettuale di AFATAC e/o di qualunque terzo;
• la trasmissione di informazioni aziendali riservate in assenza di adeguata autorizzazione;
• l’accesso, la creazione, la visualizzazione, la trasmissione o qualsiasi utilizzo di contenuti
  • illeciti, dannosi, minatori, abusivi, molesti, diffamatori e/o calunniosi, volgari, osceni, lesivi della privacy altrui, razzisti, xenofobi, classisti o comunque reprensibili;
  • finalizzati allo sfruttamento sessuale o violento di persone, compresa la pubblicazione di foto pornografiche o pedopornografiche, offerte di prostituzione o altro invito a contenuto sessuale nonché link ai siti per soli adulti;
  • di propaganda, anche politico-sindacale, e/o l’utilizzo di simboli che siano considerati illegittimi dalle leggi italiane e/o del Paese dell’Utente;
  • volti a promuovere o porre in essere attività criminose tra cui la pedofilia, la truffa, i reati informatici, il traffico illecito di sostanze stupefacenti, comportamenti persecutori, gioco d’azzardo, riciclaggio, furto e commercio illecito, comprensivo di segreti industriali/commerciali, ecc…;
  • recanti virus, malware, trojan o qualsiasi altro codice, file o programma creato per interrompere, distruggere o limitare il funzionamento dei software, degli hardware o degli impianti di telecomunicazioni di AFATAC e/o di terzi;
  • potenzialmente lesivi, in qualsiasi forma, della reputazione di AFATAC e/o qualunque terzo.

Compete a tutti dare concretezza ai valori ed ai principi contenuti nel CODICE, rafforzare la fiducia, la coesione e lo spirito di gruppo.

La dedizione e la professionalità dei dipendenti e dei collaboratori sono valori e condizioni determinanti per conseguire gli obiettivi d’impresa.

COINVOLGIMENTO-CONFLITTO DI INTERESSI

Tutti i Destinatari del CODICE, secondo le rispettive attribuzioni e competenze, sono impegnati ad agire – nel più rigoroso rispetto della legge, dei regolamenti, delle migliori pratiche invalse nel settore, nonché del presente CODICE e, per quanto di ragione, del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo adottato da AFATAC – nell’esclusivo interesse istituzionale della Società per il più corretto ed efficace perseguimento del suo oggetto sociale, evitando qualsiasi conflitto di interessi, propri o di terzi, con quelli aziendali, e comunque dando preventiva notizia scritta alla Società, in persona del responsabile gerarchico e funzionale competente, nonché all’Organismo di Vigilanza, di qualsiasi coinvolgimento, nell’affare da trattare e/o concludere e/o eseguire, di interessi propri o di terzi, pur non conflittuali, precisandone la natura, i termini, l’origine e la portata, ed astenendosi da ogni ulteriore attività relativa al medesimo affare fintanto che non sia espressamente autorizzato a procedere, eventualmente attenendosi a particolari cautele ed istruzioni.

A titolo esemplificativo, possono determinare un coinvolgimento di interessi:

• interessi economici del dipendente e/o collaboratore e/o della loro famiglia in attività di fornitori, clienti e concorrenti;
• utilizzo della propria posizione in azienda o delle informazioni acquisite nel proprio lavoro in modo tale da creare un coinvolgimento tra i propri interessi personali e quelli aziendali;
• accettazione di denaro, favori o utilità da persone, imprenditori, o aziende che sono o intendono entrare in rapporti d’affari con AFATAC;
• l’esistenza di stabili attività lavorative o collaborazioni con società o professionisti che intrattengano rapporti contrattuali con AFATAC.

RISERVATEZZA E INFORMAZIONI PRIVILEGIATE

Tutti i Destinatari del CODICE sono tenuti ad osservare rigorosamente le leggi vigenti in materia di privacy e di insider trading.

AFATAC adotta le misure di sicurezza minime ed idonee per ridurre, per quanto possibile e secondo il progresso tecnico, i rischi di comunicazione/diffusione non autorizzata dei dati dei quali è Titolare, di accesso non autorizzato ovvero, comunque, di trattamento non consentito. Tutti i Destinatari, nell’esercizio delle proprie funzioni e nell’ambito delle proprie competenze, sono responsabili dell’attuazione di tali misure di sicurezza, sia riguardo gli strumenti informatici, sia riguardo gli archivi ed i dossier cartacei.

Al di fuori di quanto loro legislativamente e/o contrattualmente consentito, i Destinatari del CODICE non dovranno utilizzare, comunicare o diffondere, qualsiasi notizia aziendale comunque appresa, da intendersi sin d’ora incondizionatamente riservata, nonché segreti commerciali o industriali, ovvero, comunque, qualsiasi notizia/documento aziendale obiettivamente riservati o anche soltanto indicati come tali dalla Società e da essa acquisiti in virtù e/o in occasione dei rapporti intercorsi. A titolo esemplificativo, si specifica che devono intendersi notizie aziendali riservate tutto il ‘know-how’ e tutte le informazioni relative alla ricerca e allo sviluppo, ai prodotti, brevettati o registrati e non, di proprietà e/o comunque nella disponibilità di AFATAC o delle imprese sue clienti e/o fornitrici, tutti i relativi documenti, disegni, codici, formule, dati informatici, programmi, idee su qualsiasi supporto conservate, nonché tutte le informazioni relative all’organizzazione della Società ecc..

Particolare attenzione deve essere posta dai Destinatari in merito alla comunicazione e/o diffusione all’esterno di documenti, notizie ed informazioni inerenti la sfera di attività di AFATAC non di dominio pubblico ed idonee, se divulgate, ad influenzare sensibilmente il prezzo degli strumenti finanziari e l’andamento del mercato azionario. La comunicazione di tali informazioni, quand’anche gli amministratori od i responsabili all’uopo preposti ne abbiano autorizzato la diffusione, avverrà sempre attraverso i canali ed i soggetti all’uopo preposti nell’ambito della policy dettata dalla Società. In nessun caso, nella gestione delle informazioni, dovranno essere adottati comportamenti che possano favorire fenomeni di insider trading (ovvero compravendita e altre operazioni, anche per interposta persona, su strumenti finanziari, compiute avvalendosi di informazioni privilegiate comunicate senza giustificato motivo) o di altra natura che abbiano quale conseguenza il depauperamento del patrimonio aziendale o siano volte ad arrecare indebiti vantaggi, anche a terzi.

REGALI, OMAGGI E UTILIZZO DEL DENARO

AFATAC si impegna al rispetto dei più elevati livelli di integrità, onestà e correttezza in tutti i rapporti all’interno ed all’esterno della Società; pertanto, in via meramente esemplificativa

• nessun Destinatario del CODICE deve, direttamente o indirettamente, promettere o pagare somme di denaro o altra utilità, ad eccezione delle normali pratiche commerciali o di cortesia, non essendo tollerata alcuna forma corruttiva nei confronti
  • né di pubblici ufficiali, incaricati di pubblico servizio o qualsivoglia altra parte connessa o collegata con pubblici ufficiali, affinché esercitino le loro funzioni e/o i loro poteri, ovvero omettano o ritardino o per aver omesso o ritardato un atto del loro ufficio;
  • né di amministratori, direttori generali, dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, sindaci e liquidatori di società affinché compiano od omettano atti, in violazione degli obblighi inerenti al loro ufficio o degli obblighi di fedeltà;
• nessun Destinatario del CODICE, così come i loro familiari, devono, direttamente od indirettamente, sollecitare, accettare somme di denaro, omaggi, regali o altri benefici – ad eccezione di regalie d’uso ed elargizioni di beni di modico valore offerti, nell’ambito delle ordinarie relazioni di cortesia – che possano compromettere la loro indipendenza di giudizio.

AFATAC adotta tutte le precauzioni, obbligatorie e comunque ragionevolmente idonee, per prevenire il riciclaggio di denaro e strumenti finanziari provenienti da attività illecite. Tutti i Destinatari, nell’esercizio delle proprie funzioni e nell’ambito delle proprie competenze, sono responsabili dell’implementazione e dell’attuazione di tali precauzioni.

AFATAC recepisce e si impegna a comunicare alle competenti autorità di vigilanza le segnalazioni pervenute all’Organismo di Vigilanza e agli altri organi di controllo in merito a violazioni consumate o tentate della normativa antiriciclaggio e del CODICE.

CONCORRENZA

Nella consapevolezza della rilevanza fondamentale dell’esistenza di un mercato competitivo, AFATAC si impegna a rispettare tutta la normativa ed i regolamenti vigenti in materia di concorrenza e di trasparenza nelle operazioni commerciali.

Pertanto, i Destinatari del CODICE sono tenuti ad evitare pratiche tali da rappresentare una violazione, in qualsiasi forma, di dette leggi e regolamenti.

RICERCA E SVILUPPO, TECNOLOGIA ED INNOVAZIONE

La ricerca, lo sviluppo ed il costante adeguamento tecnologico rappresentano un obiettivo primario della Società con particolare riferimento alla qualità, alla sicurezza, all’ambiente ed all’affidabilità dei prodotti e dei servizi offerti sul mercato.

6 – ORGANI DI CONTROLLO INTERNI

Tutti i livelli operativi e quindi tutti i dipendenti di AFATAC collaborano al corretto funzionamento dei controlli inerenti le aree operative loro affidate, nella consapevolezza che il raggiungimento degli obiettivi di miglioramento aziendali sia correlato a procedure affidabili ed adeguatamente tenute sotto controllo.

Nel rispetto delle prestazioni espressamente codificate, ciascuno ottempera alle richieste provenienti dagli organi di controllo aziendale in modo tempestivo, assumendosi la responsabilità della veridicità, completezza ed accuratezza delle informazioni fornite. I dati ed i documenti richiesti sono resi disponibili in modo puntuale ed esauriente.

Con particolare riferimento all’Organo di Vigilanza, i rapporti possono essere di duplice natura: sollecitati o spontanei.

Nel primo caso è l’Organismo interno ad esercitare i suoi poteri di controllo attraverso richieste di documentazione o altre informazioni, che dovranno essere evase dai destinatari nel minor tempo possibile; nel secondo, l’iniziativa è del lavoratore, che sottopone all’Organo di Vigilanza eventuali anomalie procedurali ovvero disfunzioni del sistema.  Avvalendosi di un capillare supporto informativo e della complementare attività degli altri organi di controllo (Internal Audit, Revisori, Preposti al Sistema di controllo interno) l’Organo di Vigilanza verifica la tenuta del CODICE e ne predispone l’aggiornamento, effettuando una specifica attività di riesame allo scopo di verificare l’effettiva attuazione e funzionalità delle soluzioni proposte.

Le attività appena individuate sono rese possibili mediante l’attribuzione di poteri di libero accesso a qualsiasi documento aziendale – di cui l’Organismo viene dotato per lo svolgimento delle funzioni cui è deputato – e il corrispondente obbligo di collaborazione attiva imposto ai dipendenti.

7 – DIPENDENTI E COLLABORATORI

POLITICHE DI SELEZIONE

L’onestà, la lealtà, la capacità, la professionalità, la serietà, la preparazione tecnica e la dedizione del personale rientrano quindi tra le condizioni determinanti per conseguire gli obiettivi di AFATAC e rappresentano le caratteristiche richieste ai propri dipendenti e collaboratori a vario titolo.

Al fine di contribuire allo sviluppo degli obiettivi di impresa ed assicurare che tali obiettivi siano da tutti perseguiti nel rispetto dei principi etici e dei valori cui la Società si ispira, la politica aziendale è volta a selezionare ciascun dipendente e collaboratore a vario titolo secondo i valori e le caratteristiche sopra enunciate. Nell’ambito della selezione – condotta nel rispetto delle pari opportunità e senza discriminazione alcuna sulla sfera privata e sulle opinioni dei candidati – AFATAC opera affinché le risorse acquisite corrispondano ai profili effettivamente necessari alle esigenze aziendali, evitando favoritismi e agevolazioni di ogni sorta.

DIVIETO DI DISCRIMINAZIONE

AFATAC ritiene importante rispettare i diritti fondamentali delle persone tutelandone l’integrità morale, evitando ogni forma di discriminazione e, in particolare, discriminazione per razza, sesso, età, nazionalità, religione e convinzioni personali: la valutazione ed il riconoscimento dei risultati raggiunti, delle potenzialità professionali e delle competenze espresse dalle persone costituiscono i criteri essenziali per gli avanzamenti di carriera e retributivi.

CONDIZIONI DI LAVORO

AFATAC si impegna ad osservare verso i dipendenti la disciplina giuslavoristica di ogni fonte, normativa, regolamentare e contrattuale collettiva vigente, in particolare in materia di orario di lavoro, trattamenti retributivi, contributivi e tutela della salute e della sicurezza sul lavoro.

CONTRASTO ALLO SFRUTTAMENTO

AFATAC non impiega alcuna forma di lavoro forzato e non impiega persone di età inferiore a quella stabilita per l’avviamento al lavoro dalle normative del luogo in cui la prestazione lavorativa è eseguita. La società si impegna inoltre a non instaurare o mantenere rapporti d’affari con fornitori, che risultino impiegare lavoro minorile, come sopra definito.

AFATAC non impiega lavoratori stranieri che si trovino irregolarmente sul territorio italiano. In particolare, la Società non impiega lavoratori privi del permesso di soggiorno, ovvero in possesso di permesso di soggiorno scaduto, revocato o annullato.

CONDOTTA SUL LUOGO DI LAVORO

Per quanto di ragione, i Destinatari del CODICE, devono attenersi ad un rigoroso rispetto delle leggi, regolamenti e direttive aziendali vigenti, nonché adoperarsi per mantenere un ambiente di lavoro decoroso, dove la dignità di ciascuno sia rispettata.

In particolare:

• non devono prestare servizio sotto l’effetto di sostanze alcoliche o sostanze stupefacenti;
• devono evitare comportamenti che possano creare un clima intimidatorio o offensivo nei confronti di colleghi o sottoposti;
• devono instaurare e promuovere un clima rispettoso e cordiale nei confronti di colleghi o sottoposti;
• devono rispettare il divieto di fumo nei locali aziendali stabilito ai sensi dell’art.51 della legge 16 gennaio 2003, n.3, conformemente alla cartellonistica predisposta dalla Società.

8 – RAPPORTI CON I TERZI

RELAZIONI CON I CLIENTI

AFATAC persegue l’obiettivo di soddisfare le migliori e legittime aspettative dei propri Clienti, trattandoli sempre in modo corretto ed onesto, fornendo loro prodotti e servizi di qualità nel rispetto delle norme poste a tutela della concorrenza e del mercato.

La Società pertanto esige, per quanto di ragione, dai Destinatari del CODICE che ogni rapporto e contatto con la Clientela sia improntato a onestà, correttezza, imparzialità, professionalità e trasparenza.

Nei rapporti con i Clienti, AFATAC deve:

• applicare le procedure interne per la gestione dei rapporti con i Clienti, al fine di conseguire l’obiettivo di sviluppare e mantenere favorevoli e durature relazioni con i Clienti stessi;
• operare nell’ambito delle normative vigenti;
• rispettare sempre gli impegni e gli obblighi assunti nei confronti dei Clienti.

RELAZIONI CON I FORNITORI

La selezione dei Fornitori e, comunque, qualsiasi tipologia di acquisto, sono determinati ed effettuati esclusivamente sulla base di valutazioni obiettive di qualità, prezzo, capacità di consegna e di servizio adeguate alle necessità aziendali, fondate su dati certificati o certificabili, nonché sulla verifica delle garanzie di assistenza e tempestività delle consegne che il fornitore è in grado di offrire.

I dipendenti deputati a tale compito instaurano con fornitori e partners aziendali una cooperazione stabile e trasparente, improntata ai valori del CODICE ed ai principi in esso riassunti, evitando omaggi o altre forme di benefits, salvo che di valore modesto e non eccedente i limiti ascrivibili alle normali relazioni di cortesia.

Ciascun acquisto è regolarmente processato, rispettando gli accordi assunti con la controparte e le regole interne che lo sottopongono al costante monitoraggio della Società.

AFATAC, anche in considerazione del fatto che i Fornitori svolgono un ruolo fondamentale per il miglioramento della competitività aziendale, mira ad instaurare e mantenere con i Fornitori rapporti stabili, trasparenti e di cooperazione.

RELAZIONI CON LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE

I rapporti attinenti all’attività di AFATAC intrattenuti con pubblici ufficiali o con incaricati di pubblico servizio – che operino per conto della Pubblica Amministrazione, centrale e periferica, o di organi legislativi, delle istituzioni comunitarie, di organizzazioni pubbliche internazionali e di qualsiasi Stato estero – con la magistratura, con le autorità pubbliche di vigilanza e con altre autorità indipendenti, nonché con partners privati concessionari di un pubblico servizio, devono essere intrapresi e gestiti nell’assoluto e rigoroso rispetto delle normative vigenti, dei principi fissati nel CODICE e nei protocolli/procedure interni, in modo da non compromettere l’integrità e la reputazione di entrambe le parti. I rapporti con le istituzioni pubbliche devono essere gestiti soltanto dai soggetti a ciò delegati.  Omaggi o cortesie (laddove ammessi dalla legge) nei confronti di rappresentanti di istituzioni pubbliche dovranno essere di modico valore e appropriati e, comunque, tali da non poter essere interpretati come finalizzati ad acquisire o a cercare di acquisire indebiti vantaggi per la Società.

AFATAC non può conseguire vantaggi derivanti da rapporti con la Pubblica Amministrazione, se non in virtù di programmi espressamente approvati e nel rispetto delle procedure aziendali.

L’impiego dei fondi pubblici dovrà essere conforme alle finalità che ne hanno determinato l’erogazione.

9 – TRASPARENZA NELLE ATTIVITA’ CONTABILI

I Destinatari del CODICE responsabili della redazione dei documenti contabili societari, ovvero adibiti alla formazione ed alla tenuta delle scritture e dei libri contabili, nonché di ogni altra documentazione rilevante in materia economica, patrimoniale, finanziaria e fiscale, sono tenuti, secondo le rispettive attribuzioni e competenze, rispettivamente a predisporre ed a rispettare adeguate procedure amministrative e contabili per la formazione dei documenti contabili societari (ed in particolare del bilancio), conformi ai principi contabili internazionali istituzionalmente applicabili ed idonei a fornire una rappresentazione il più possibile fedele e corretta.

10 – AMBIENTE DI LAVORO E SICUREZZA SUL LAVORO

AFATAC si prefigge l’obiettivo di mantenere un ambiente di lavoro ove non vi siano pericoli per la sicurezza e la salute e dove i rischi operativi siano contenuti entro livelli accettabili, nel rispetto della norma (generale) di cui all’art.2087 del Codice Civile e delle normative dettate in materia, in particolare dal Decreto Legislativo 9 aprile 2008, n. 81.

A tal fine la Società gestisce le proprie attività valorizzando la tutela dell’ambiente e la sicurezza del proprio personale e dei terzi, ponendosi come obiettivo il miglioramento continuo dell’ambiente lavorativo ed impegnandosi:

• a rispettare integralmente le disposizioni pro tempore vigenti in materia di tutela della salute e sicurezza dei luoghi di lavoro;
• ad adottare le misure che alla stregua dell’attività aziendale, dell’esperienza e della tecnica, risultano necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale dei lavoratori;
• a promuovere la partecipazione dei Destinatari, per quanto di ragione nell’esercizio delle loro funzioni, al processo di prevenzione dei rischi, di salvaguardia dell’ambiente e di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro.

Spazi e risorse aziendali sono utilizzati in modo da preservarne il valore e favorirne la condivisione, senza entrare in contrasto con gli interessi della Società.

In particolare AFATAC adotta sistemi produttivi contraddistinti dal più basso rischio possibile correlato alla tipologia dell’attività, attuando un costante monitoraggio delle procedure, che vengono definite ed applicate con specifici programmi di prevenzione e protezione, oltre che mediante l’adeguata formazione del personale e la spinta alla consapevolezza delle situazioni e condizioni pericolose.

11 – POLITICA AMBIENTALE E SALUTE E SICUREZZA SUL LAVORO

Oltre al rispetto delle normative comunitarie, nazionali e locali in materia ambientale e di salute e sicurezza sul lavoro, AFATAC tende al costante miglioramento dei propri risultati in campo ambientale e della sicurezza sul lavoro, promuovendo una coscienza ambientale in ogni settore.

L’azienda si propone, inoltre, lo sviluppo e l’applicazione di processi e prodotti sicuri dal punto di vista ambientale, nonché l’ottimizzazione del rendimento delle risorse energetiche, la riduzione delle emissioni e dei rifiuti.

12 – RAPPORTI CON ORGANIZZAZIONI POLITICHE E SINDACALI

Le risorse di AFATAC sono esclusivamente destinate al perseguimento degli scopi statutari, nel rispetto dei principi di legalità, correttezza ed efficacia di ogni atto gestionale e/o finanziario. In ogni caso la Società non finanzia, né sostiene altrimenti, anche indirettamente, imprese o altri enti con fini di lucro, partiti politici e sindacati, facendo salva, in quest’ultimo caso, la collaborazione contributiva prescritta dalla legge.

Qualsiasi iniziativa in materia da parte dei Destinatari deve intendersi a titolo esclusivamente personale, restando escluso ogni onere a carico della Società ed ogni coinvolgimento della sua immagine e del suo ruolo istituzionale. È comunque tassativamente vietato ai Destinatari ed ai loro familiari promettere o versare denaro, beni od altre utilità a partiti politici o sindacati, ovvero a loro rappresentanti, per promuovere il presunto interesse della Società o per procurarle un presunto vantaggio.

13 – RAPPORTI CON GLI ORGANI DI INFORMAZIONE

I rapporti con i mass media sono riservati esclusivamente alle funzioni ed ai soggetti a ciò delegati.

I rapporti con i mass media sono improntati al rispetto del diritto all’informazione.

La comunicazione verso l’esterno deve seguire i principi guida della verità, correttezza, trasparenza, prudenza e deve essere volta a favorire la conoscenza delle politiche aziendali e dei programmi e progetti della Società.

L’ informazione verso i mass media deve essere accurata, coordinata e coerente con i principi e le politiche di AFATAC; deve rispettare le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale; deve essere realizzata con chiarezza e trasparenza.

È assolutamente vietato divulgare ai mass media notizie false.

Qualsiasi dipendente venga contattato da un rappresentante dei mass media deve immediatamente darne notizia alle funzioni aziendali competenti onde condividere preventivamente ogni iniziativa connessa alla divulgazione di fatti e/o notizie attinenti alla Società.

14 – POLITICA ETICA SU TERRA, FORESTA, DIRITTI IDRICI, DELLE MINORITA’, COMUNITA’ INDIGENE E SFRATTO FORZATO

L’organizzazione si impegna a condurre le operazioni aziendali in modo socialmente responsabile ed etico, con la consapevolezza che le attività possano avere un impatto significativo sulle comunità locali, in particolare per quanto riguarda il suolo, la foresta, i diritti idrici e le questioni di sfratto forzato.

Come parte dell’impegno per la sostenibilità e i diritti umani, è stata sviluppata la seguente politica come guida per le azioni e per le decisioni:

Rispetto delle comunità indigene e locali

AFATAC riconosce e rispetta i diritti e le conoscenze tradizionali delle comunità indigene e locali che vivono e dipendono dalle terre e dalle risorse presenti nell’area in cui opera.

Prima di avviare qualsiasi progetto, AFATAC si impegna ad effettuare consultazioni significative con le comunità interessate, cercando il loro consenso libero, preventivo e informato.

Diritti su terreni e risorse

AFATAC si impegna a rispettare i diritti degli individui di possedere, utilizzare e gestire le loro terre, i loro territori e le loro  risorse. Le operazioni svolte dall’organizzazione non violeranno i legittimi diritti di terra e risorse delle comunità locali o dei gruppi indigeni.

AFATAC garantisce inoltre la trasparenza e l’equità nei processi di acquisizione e di utilizzo dei terreni.

Conservazione delle foreste, boschi e biodiversità

AFATAC si impegna a preservare e proteggere le foreste, i boschi e la biodiversità, evitando di impegnarsi in attività che portino alla deforestazione o alla distruzione di habitat critici per la fauna selvatica, soprattutto locale.

Laddove possibile, l’organizzazione si impegna ad attuare pratiche sostenibili che promuovano il ripristino delle foreste e la conservazione della biodiversità.

Diritti e gestione dell’acqua

AFATAC riconosce l’importanza delle risorse idriche per le comunità, gli ecosistemi e le imprese. L’organizzazione adotterà tutte le procedure necessarie per utilizzare l’acqua in modo efficiente nelle attività svolte, per ridurre al minimo gli impatti negativi sulle fonti idriche locali. Inoltre, si impegna a rispettare i diritti idrici delle comunità locali ed a sostenere pratiche di gestione responsabile dell’acqua.

Evitare lo sfratto forzato

Lo sfratto forzato è una violazione dei diritti umani e può causare danni significativi alle persone colpite. L’organizzazione si asterrà dall’essere coinvolta in tali operazioni o a sostenere attività che portano a sfratti forzati o spostamenti. Nel caso in cui la delocalizzazione sia necessaria a causa delle attività svolte da AFATAC, l’organizzazione garantisce che il processo rispetti gli standard internazionali in materia di diritti umani e che le comunità interessate siano compensate in modo equo e con un sostegno adeguato.

Conformità e responsabilità

Il rispetto di questa politica etica è obbligatorio per tutti i dipendenti, appaltatori e partner che lavorano con o per conto di AFATAC S.r.l.

La violazione di questa politica può comportare azioni disciplinari, fino alla cessazione del rapporto di lavoro o accordi contrattuali.

AFATAC riconosce che questa politica etica rappresenta un documento vivo, che si evolverà continuamente per riflettere le circostanze mutevoli e il feedback degli stakeholder.

Attraverso l’adesione a questa politica, l’organizzazione mira a sostenere i più alti standard etici e promuovere pratiche sostenibili che proteggano i diritti e il benessere delle comunità locali e dell’ambiente.

15 – POLITICA DI RECLUTAMENTO ETICO E PARI OPPORTUNITA’

Pari opportunità

L’organizzazione si impegna a fornire pari opportunità a tutti i candidati durante il processo di selezione, valutando competenze e capacità senza discriminare in base a razza, colore, religione, genere, orientamento sessuale, identità di genere, origine nazionale, età, disabilità o qualsiasi altro status protetto.

Descrizioni di lavoro trasparenti

Le descrizioni del lavoro da svolgere saranno chiare, accurate e complete, delineando i ruoli e le responsabilità, le qualifiche e le aspettative per ogni posizione.

L’organizzazione si impegna a non utilizzare un linguaggio o fare riferimento a requisiti che potrebbero escludere inutilmente candidati qualificati.

Criteri di selezione imparziali

I criteri di selezione  di AFATAC  si baseranno esclusivamente su qualifiche, abilità ed esperienza legate al lavoro, facendo in modo che il team di reclutamento sia formato per riconoscere ed eliminare eventuali pregiudizi inconsci che possono influenzare le decisioni di assunzione.

Sourcing etico e partnership

I candidati   saranno valutati   in modo etico e responsabile,  evitando  qualsiasi  impegno  con  agenzie  di reclutamento o partner che sfruttano o maltrattano le persone in cerca di lavoro o sono coinvolti in pratiche non etiche.

Privacy e protezione dei dati

Le informazioni dei candidati e i dati personali saranno raccolti e conservati in conformità con le leggi e i regolamenti in materia di protezione dei dati. Rispetteremo la privacy dei candidati e utilizzeremo le loro informazioni esclusivamente per scopi di reclutamento.

Comunicazione rispettosa

Durante il processo di reclutamento, sarà mantenuta una comunicazione rispettosa e tempestiva con i candidati, fornendo un feedback ai candidati, a seconda dei casi, e offrendo approfondimenti costruttivi sulla loro applicazione o sulle prestazioni del colloquio.

Processi di intervista e valutazione

I processi di colloquio e valutazione di AFATAC sono progettati per valutare i candidati in modo equo e obiettivo rispetto ai requisiti di lavoro.

L’organizzazione si assicura che i pannelli di intervista consistono di individui diversi e formati che possono valutare i candidati imparzialmente.

Evitare il conflitto di interessi

Qualsiasi dipendente coinvolto nel processo di assunzione deve rivelare qualsiasi rapporto personale o professionale con i candidati per evitare potenziali conflitti di interesse. Le decisioni saranno prese esclusivamente sulla base di criteri di merito e di lavoro.

Protezione dei candidati vulnerabili

AFATAC si impegna a proteggere gli interessi e i diritti dei candidati vulnerabili, compresi i minori e gli individui che possono essere suscettibili di sfruttamento. Particolare attenzione sarà prestata alla loro sicurezza e benessere durante il processo di assunzione.

Feedback e rifiuto del candidato

L’organizzazione si impegna a fornire un feedback costruttivo ai candidati che hanno partecipato al processo di intervista ma che non sono stati selezionati. Il rifiuto sarà comunicato con rispetto, con un apprezzamento per l’interesse del candidato nella nostra organizzazione.

Miglioramento continuo

L’organizzazione esamina e valuta regolarmente le pratiche di reclutamento, per assicurarci che siano in linea con gli standard etici e le best practices del settore. I feedback dei candidati e delle parti interessate sono presi in considerazione per apportare i miglioramenti necessari.

Conformità e responsabilità

Tutti i dipendenti coinvolti nel processo di assunzione sono responsabili dell’adesione a questa politica di reclutamento etico. Il mancato rispetto può comportare azioni disciplinari in linea con le politiche aziendali. Adottando questa politica di reclutamento etico, AFATAC mira a creare una forza lavoro diversificata e inclusiva, promuovendo un ambiente di rispetto e correttezza per tutti i candidati.  Questa politica guida le azioni dell’organizzazione, dimostrando l’impegno per le pratiche di reclutamento etico.

16 – USO ETICO DELLA POLITICA DI SICUREZZA PRIVATA O PUBBLICA

Questa politica delinea i principi etici e le linee guida per l’uso di forze di sicurezza private o pubbliche da parte di AFATAC. Si applica a tutti i dipendenti, appaltatori e affiliati che possono essere coinvolti in decisioni e attività relative alla sicurezza per conto della società.

Rispetto dei Diritti Umani

AFATAC è impegnata a sostenere e rispettare i diritti umani, sia all’interno dell’organizzazione sia nelle sue operazioni esterne.  L’utilizzo di forze di sicurezza private o pubbliche sarà gestito in modo che le loro azioni siano in linea con gli standard riconosciuti a livello internazionale in materia di diritti umani, come i principi guida delle Nazioni Unite sulle imprese e i diritti umani.

Uso legittimo e lecito

L’uso di forze di sicurezza private o pubbliche è limitato alle circostanze in cui vi è un’effettiva e legittima necessità di proteggere la sicurezza dei lavoratori, dei beni e delle operazioni. L’uso delle forze di sicurezza per qualsiasi altro scopo, compresa la repressione di proteste pacifiche o qualsiasi forma di intimidazione, è severamente vietato.

Selezione e formazione

AFATAC seleziona attentamente i fornitori di sicurezza privata, ricorrendo alle agenzie di sicurezza pubblica che hanno un impegno dimostrato per i diritti umani, la condotta etica e la professionalità.

Uso proporzionale della forza

Le forze di sicurezza impiegate da AFATAC usano la forza solo quando strettamente necessario e in proporzione alla minaccia affrontata

17 – POLITICA ESTERA E SANZIONI

L’organizzazione si impegna a rispettare rigorosamente tutti i controlli sulle esportazioni.

Qualsiasi rapporto d’affari con le parti ristrette elencate nelle liste sanzionate dal governo è vietato.

Eventuali violazioni saranno tempestivamente segnalate al Compliance Officer e AFATAC   collaborerà pienamente con le autorità durante le indagini.

Il rispetto dei controlli sulle esportazioni e delle sanzioni economiche è parte integrante dell’impegno per pratiche commerciali etiche e responsabili, salvaguardando la reputazione e garantendo operazioni internazionali legittime.

18 – MECCANISMI DI RECLAMO

AFATAC ha predisposto idonei meccanismi di reclamo accessibili a tutti tramite invio di posta elettronica all’indirizzo amministrazione@afatac.com o contatto diretto presso la nostra sede al numero +39.011.9835953 per affrontare qualsiasi preoccupazione o reclamo sollevato dalle comunità interessate o dalle parti interessate.

La gestione di questi problemi sarà fatta in modo trasparente, tempestivo e con la dovuta diligenza.